No-show-prosentti on poisjääntien määrä jaettuna niiden varausten määrällä, joiden alkuaika on jo mennyt, kerrottuna sadalla. Laskeminen vie sekunnin. Vaikeaa on määritelmä. Juuri siinä luku hajoaa hiljaa.
Luimme kahdeksan varausohjelman ohjeet. Ne ovat eri mieltä kaikesta. Mikä on poisjäänti. Kuka sen kirjaa. Mikä kuuluu nimittäjään. Yksi tuote poistaa poisjäännit raporteistaan sen sijaan että laskisi ne. Ennen kuin vertaat omaa lukuasi toisen lukuun, kannattaa tietää, kumpaa maailmaa mittaat.
Ydinkohdat: key takeaways
- Nimittäjä on varaukset, joiden alkuaika on mennyt. Ajoissa tehdyt perumiset jäävät ulkopuolelle, koska mitään ei menetetty.
- Seuraa kolmea lukua, älä yhtä: poisjäännit, myöhäiset perumiset ja nämä kaksi yhteenlaskettuna.
- Kahdeksasta tuotteesta yksi julkaisee kaavan. Muut antavat listan, jonka lasket itse.
- Jossain poisjäänti on oma tilansa, jossain rasti perumisen sisällä, jossain väri, jossain kirjaus jota raportit eivät lue.
- Merkitseminen seuraa rahaa. Siellä missä kirjaus säästää tai maksaa, se myös tehdään.
Kaava ja kohta, jossa useimmat erehtyvät
Kirjoita se näin:
No-show-prosentti = poisjäännit ÷ varaukset joiden alkuaika on mennyt × 100.
Poisjäänti on varaus, joka ehti alkuunsa. Sitä ei ennen sitä peruttu eikä siirretty. Ja asiakas ei tullut. Kolme ehtoa, kaikki tarkistettavissa.
Virheet asuvat nimittäjässä. Kaksi tapaa pilaa sen. Ensimmäinen jakaa kaikilla koskaan tehdyillä ajoilla. Myös ensi kuun. Luku valuu alas, kun kalenteri täyttyy. Toinen jakaa vain toteutuneilla käynneillä. Silloin poisjäännit putoavat murtoluvun alta pois. Luku nousee. Ota varaukset, joiden alkuaika on mennyt, niin molemmat ongelmat katoavat.
Perumisille tarvitaan oma sääntö. Se joka perui viikkoa aiemmin ei vienyt mitään. Sen paikan ehti täyttää. Kyseinen varaus jää ulkopuolelle. Se joka perui neljäkymmentä minuuttia ennen vei paikan. Se jää mukaan. Raja näiden välillä on perumisaikasi. Yksi syy lisää kirjoittaa se ylös.
Kolme lukua, ei yhtä
Useimmat kiistat poisjäänneistä ovat oikeasti kiistoja siitä, kumpaa kolmesta luvusta juuri nyt siteerataan. Erottele ne. Silloin puhe lyhenee. Katso jokaista erikseen ennen kuin lasket yhteen.
| Luku. | Mitä laskee. | Mitä kertoo. |
|---|---|---|
| No-show-prosentti. | Ei perunut, ei tullut. | Kuinka usein ihmiset vain katoavat. |
| Myöhäisten perumisten osuus. | Perui määräajan sisällä. | Kuinka usein ilmoitetaan, mutta liian myöhään. |
| Menetettyjen paikkojen osuus. | Molemmat yhteenlaskettuna. | Kuinka suuri osa viikosta oikeasti maksettiin. |
Kolmas on meidän. Se kuuluu seinälle. Yritys, jossa on vähän poisjäänteitä ja paljon myöhäisiä perumisia, tuntee tulleensa kohdelluksi hyvin. Tunnit ovat silti menneet. Se joka perui yhdeksältä aamulla oli kohteliaampi. Kohteliaampi kuin se joka ei kirjoita koskaan. Päiväsi on yhtä tyhjä.
Mitä ohjelmasi kutsuu poisjäännäksi
Tässä käy epämukavaksi. Kirjaus, jota lasket, ei tullut asiakkaalta. Se tuli ohjelmasi mallista. Ja siitä, painoiko joku myöhemmin nappia.
Freshassa poisjäänti on oma tilansa. Sääntö kuuluu: "appointments can only be marked as no-shows after the scheduled start time has passed" (ohje). Acuityssa se ei ole tila lainkaan. Sinne päädytään perumisen kautta: "Cancel", sitten rasti "Mark as no-show", sitten vahvistus (ohje). Setmoressa se on yksi merkinnöistä, jotka ovat "just visual tags to help you sort and scan your calendar faster" (ohje).
Phorest ei pyydä merkitsemään mitään. Varaus "turns gray on your calendar once the current time has surpassed the appointment end time", jos asiakas "is not checked in or the appointment is not paid for" (ohje). Poisjäänti siis päätellään. Sitä ei kirjata. Siksi sama ohje varoittaa kirjaamaan asiakkaan saapuneeksi "upon arrival". Muuten poisjäännit on vaikea erottaa muista (sama ohje).
[ORIGINAL DATA] Kahdeksan tuotetta, kahdeksan määritelmää, yksi kaava
Metodologia (methodology). 20. elokuuta 2026 luimme kahdeksan varausohjelman julkiset ohjeet englanniksi. Etsimme kolmea asiaa. Onko poisjäännillä oma kirjauksensa? Mikä sen merkinnän luo? Julkaiseeko tuote luvun, jonka nimittäjä on kerrottu? Otimme vain sen, mitä valmistajan oma dokumentaatio sanoo, ja siteerasimme sitä. Otoskoko (sample size): kahdeksan tuotetta, kaksitoista ohjeartikkelia, viimeksi muutettu lokakuun 2024 ja elokuun 2026 välillä.
| Tuote. | Mikä on poisjäänti siellä. | Mikä merkinnän luo. | Luku julkaistu. |
|---|---|---|---|
| Fresha. | Oma tila. | Henkilö, vasta alkuajan jälkeen. | Kyllä. |
| Square Appointments. | Merkitty tila varauksella. | Henkilö, varausnäkymästä. | Ei. |
| Vagaro. | Oma tila. | Henkilö, kertyy asiakaskortille. | Ei. |
| Acuity Scheduling. | Rasti perumisen sisällä. | Henkilö, perumisen hetkellä. | Ei. |
| Timely. | Tila nimeltä "did not show". | Henkilö, varausikkunasta. | Ei. |
| Phorest. | Päätelty tila, näkyy harmaana. | Kello ja se, mikä jäi tekemättä. | Ei. |
| Setmore. | Kirjaus, joka on vain katsomista varten. | Henkilö, vain omille silmille. | Ei. |
| Booksy. | Kirjaus, kuvattu hinta-artikkelissa. | Henkilö, mieluiten samana päivänä. | Ei. |
Yksi tuote julkaisee kaavan. Freshan tuloskooste määrittelee luvun "% No show appointments" muodossa "No show appointments/Total appts" (raportin ohje). Se on ainoa nimetty nimittäjä, jonka löysimme. Ja "total appts" jää itse määrittelemättä.
Yksi tuote poistaa ne sen sijaan. Squaren tiimiraportti sisältää pysyvyyden, ennakkovaraukset ja käyttöasteen. Siinä lukee: "these metrics only include appointments that aren't canceled or marked as no-show" (raportoinnin ohje). Merkitseminen ei nosta siellä lukua. Se poistaa varauksen mittauksesta.
Muut ojentavat listan. Vagaron raportti on sitä varten, että näkyy "appointments that were denied, canceled, deleted, or marked as no-shows in a date range" (raportin ohje). Se on neljä eri tapahtumaa yhdessä taulukossa. Erottelu jää sinulle. Vasta sitten voi jakaa.
Ja yhdessä tuotteessa ohje on rahallinen. Booksy kuvaa merkitsemisen mainoshintojen artikkelissaan (hinnoittelun ohje). Siellä lukee: "the commission for Boost is charged only for visits that actually took place". Ohje jatkuu: "mark them as a no-show the same day as the appointment to avoid getting charged the commission".
[UNIQUE INSIGHT] Aseta nämä kaksi viimeistä löydöstä rinnakkain, niin ymmärrät, miksi poisjääntitilastot ovat näin epäluotettavia. Booksyssä kirjaus säästää yritykselle välityspalkkion, joten se tehdään, ja tehdään nopeasti. Squaressa kirjaus poistaa varauksen juuri niistä raporteista, joilla yritystä arvioidaan, joten kannustin kulkee toiseen suuntaan. Phorestissa kukaan ei merkitse mitään. Harmaa varaus syntyy siitä, että vastaanotossa unohdettiin kirjata asiakas saapuneeksi, ja mittaa siis enemmän tiskiäsi kuin asiakkaitasi. Yksikään näistä tuotteista ei tee mitään väärin. Jokainen on tehnyt järkevän suunnitteluvalinnan. Siitä seuraa kuitenkin, ettei no-show-prosentti ole asiakkaitasi koskeva tosiasia, joka sattuu olemaan ohjelmistossa. Se on tosiasia ohjelmistosta, nappiin kiinnitetystä kannustimesta ja sen tavoista, joka nappia painaa. Siksi alan keskiarvo on lähes hyödytön. Et tiedä, kummasta kahdeksasta maailmasta se tuli. Siirrettävää ei ole luku vaan kolmikko: osoittajan sääntö, nimittäjä sekä se, kuka merkitsee ja milloin. Kerro nämä kolme jokaisen luvun rinnalla, niin siitä tulee vertailukelpoinen. Kerro pelkkä luku, niin se ei sano juuri mitään.
Läpi laskettu esimerkki
Otetaan esimerkiksi kuukausi, jossa on 200 varausta joiden alkuaika on mennyt.
- 14 asiakasta ei tullut eikä kirjoittanut.
- 9 perui määräajan sisällä, useimmat aamulla.
- 22 perui useita päiviä aiemmin, ja 11 näistä paikoista saatiin täytettyä.
No-show-prosentti on 14 jaettuna 200:lla eli seitsemän prosenttia (oma laskuesimerkkimme, elokuu 2026). Myöhäisten perumisten osuus on 9 jaettuna 200:lla. Menetettyjen paikkojen osuus on 23 jaettuna 200:lla eli hieman alle kaksitoista prosenttia kuukaudesta.
Nuo 22 kohteliasta perumista jäävät kaikkien näiden murtolukujen ulkopuolelle. Ne eivät menneet hukkaan siinä mielessä, jota mittari hakee. Mukaan laskettuina ne antaisivat pelottavan luvun. Siitä ei seuraa mitään.
Mihin luku on
Luvusta on hyötyä vain silloin, kun se muuttaa päätöksen. Niitä on kolme.
Kannattaako toimia lainkaan. Alle viiden prosentin luku on kohinaa. Sen perässä juokseminen maksaa enemmän hyvää tahtoa kuin tuo takaisin.
Mitä vipua vetää. Paljon poisjäänteitä ja vähän myöhäisiä perumisia tarkoittaa, etteivät muistutukset mene perille. Päinvastainen kuvio tarkoittaa, että ne menevät. Mutta vastaaminen on liian työlästä, esimerkiksi jos siihen tarvitaan sähköposti eikä yhtä napautusta.
Ketä kohdella toisin. Kaksi poisjääntiä samalta asiakkaalta on kuvio. Kaksi poisjääntiä sadan asiakkaan joukossa on säätä.
Seuraa omien lukujesi liikettä. Älä eroa toisen lukuihin. Sinun määritelmäsi on ainakin vakaa. Vertailusta ei voi sanoa samaa.
Definitions used in this article
A no-show is a booking that reached its start time, was neither cancelled nor moved beforehand, and was not attended - suomeksi poisjäänti.
A late cancellation is one made inside the cancellation window, such as a message sent on the morning of the appointment - myöhäinen peruutus.
The denominator is bookings whose start time has passed, for example every slot on last month's calendar - nimittäjä.
The lost-slot rate is no-shows plus late cancellations over that same denominator - menetettyjen paikkojen osuus.
An inferred no-show is one the software derives from the clock and from missing check-in data - päätelty poisjäänti.
Usein kysyttyä
Miten no-show-prosentti lasketaan?
Jaa poisjääntien määrä niiden varausten määrällä, joiden alkuaika on mennyt, ja kerro sadalla. Tulevat varaukset ja ajoissa tehdyt perumiset jäävät nimittäjän ulkopuolelle.
Mikä lasketaan poisjäännäksi?
Varaus, joka ehti alkuunsa, jota ei ennen sitä peruttu eikä siirretty ja johon asiakas ei tullut. Jos asiakas perui, kyse on perumisesta, olipa se kuinka myöhäinen tahansa.
Lasketaanko myöhäiset perumiset poisjäänneiksi?
Ei. Laske ne erikseen ja lisää sitten menetettyjen paikkojen osuuteen. Jos ne sekoitetaan, ei enää näy kumpi kahdesta ongelmasta sinulla oikeasti on.
Mikä on normaali no-show-prosentti?
Siirrettävää vastausta ei ole, koska kahdeksan tarkistettua tuotetta määrittelee tapahtuman eri tavoin ja vain yksi kertoo nimittäjän. Jo varausten etäisyys muuttaa kaiken. Eräs analyysi löysi 9,1% (etäisyysanalyysi, 2015) kahden viikon sisällä ja 38,3% (sama analyysi) kuuden kuukauden päässä.
Laskeeko varausohjelmani tämän itse?
Todennäköisesti ei. Kahdeksasta luetusta Fresha julkaisee prosentin, jonka nimittäjä on kerrottu. Muut antavat listan käsin laskettavaksi.
Entä jos henkilöt unohtavat merkitä?
Silloin lukusi näyttää liian matalalta. Yhdessä tuotteessa taas liian korkealta. Siellä kirjaamaton saapuja luetaan poissaolevaksi. Päätä kuka merkitsee, ja liitä se päivän päättämiseen.
Mihin tämä liittyy
Mitä luvulla tehdään, kertoo juttu kuinka vähentää poisjäänteitä rankaisematta hyviä asiakkaita, ja sanamuodot juttuun peruutusehdot 24 ja 48 tunnille. Naapurimittarista, jolla on sama määritelmäongelma, kertoo uudelleenvarausaste ja asiakaspysyvyys.
Menetettyjen paikkojen osuus näkyy Belomissa varausten ja tulojen analytiikassa.
Editorial note / toimituksen huomautus: kirjoittanut Belomin tuotetiimi kokonaan luetun valmistajien dokumentaation pohjalta, ei markkinointimateriaalin pohjalta. Lisää Belomista tai ota yhteyttä, jos löysit virheen. Tarkistettu 20. elokuuta 2026.